Entre as diversas facilidades e soluções que o ambiente virtual trouxe para as empresas, uma que merece destaque é o certificado digital. Esse documento simples e rápido de emitir é uma garantia de confiabilidade e segurança às transações eletrônicas do negócio, principalmente no que diz respeito ao envio de informações para o Governo.
Mas você sabe o que é certificado digital e para que ele serve?
É isso que você vai entender neste artigo! Nas próximas linhas, vamos te mostrar o que é o certificado digital, qual a importância dele e como você pode adquirir um para a sua empresa.
O que é o certificado digital?
O certificado digital, também chamado de e-CNPJ ou e-CPF, é um arquivo eletrônico que funciona como um documento de registro do seu negócio no ambiente virtual. É um certificado oficial, reconhecido pelo governo brasileiro, que permite acesso da pessoa jurídica ou física na internet. Com ele, você pode realizar diversas operações online, como assinar documentos, validar contratos e emitir notas fiscais.
Por meio desse documento, você garante a autenticidade de tudo o que é assinado virtualmente pela sua empresa, como uma assinatura eletrônica. Todavia, essa assinatura não é a razão social da empresa ou o seu nome, e sim uma combinação de letras e números exclusivos, que dificultam ações fraudulentas e maliciosas envolvendo o seu negócio.
Esse certificado pode ser emitido por empresas de todos os portes, inclusive MEIs (Microempreendedores Individuais). Em alguns casos, a emissão do e-CNPJ é obrigatória, como é o caso das organizações optantes pelos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido. Além disso, toda empresa que emite nota fiscal eletrônica (NF-e) deve ter o seu certificado digital.
Qual a importância desse certificado?
Como você viu acima, existem casos que exigem a emissão do certificado digital. No entanto, mesmo que o documento não seja obrigatório à sua organização, ele continua sendo muito importante.
Ao tirar um certificado digital para a sua empresa, você passa a realizar todas as suas operações na internet de maneira segura e autenticada. Consequentemente, os riscos de fraudes são menores. Os principais serviços online que você pode realizar com o certificado são:
• Assinar e enviar documentos pela internet, como contratos online;
○ Realizar transações bancárias, como pagamentos e transferências;
• Acessar os serviços eletrônicos da Receita Federal;
○ Enviar as declarações da empresa para os órgãos fiscalizadores;
• Emitir e assinar as notas fiscais eletrônicas;
○ Assinar as escriturações fiscais e contábeis da empresa;
• Acessar o e-CAC.
Todas essas operações podem ser feitas diretamente da tela do seu celular ou do computador, sem necessidade de se deslocar até o seu contador ou à Receita Federal.
Como emitir o meu certificado digital?
Como você pode ver, o certificado digital é extremamente vantajoso para a sua empresa e você precisa garantir o seu o quanto antes! Mas, antes de qualquer coisa, vale a pena entender qual a melhor opção para a organização.
Isso porque existem dois modelos de certificado: o A1 e o A3. Entenda a diferença entre eles:
Certificado A1: é um arquivo armazenado diretamente no computador da empresa e possui validade de 1 ano. É ideal para quem utiliza a assinatura maioritariamente para a validação e emissão de notas fiscais.
Certificado A3: é emitido digitalmente, mas fica armazenado em um token, em um pen drive ou em um cartão, podendo ser usado em qualquer computador. Tem um prazo de validade mais extenso, podendo variar entre 1 a 5 anos.
Para entender qual a melhor opção, procure ajuda de um especialista, como um profissional de contabilidade ou de TI com autorização para emitir certificados digitais com validade jurídica. Pois além da empresa te orientar sobre a escolha mais adequada, ela também auxiliará em todas as etapas da emissão.
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