Prazo de guarda de documentos: por quanto tempo guardar cada um

O prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis é de, no mínimo, 5 anos, em regra contados a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do fato. Documentos trabalhistas seguem a regra de 5 anos durante o contrato e de até 2 anos depois que ele acaba. E nada de descartar enquanto houver fiscalização, discussão ou processo em andamento.

Parece simples, mas o “5 anos” tem pegadinhas. Ele nem sempre começa a contar na data da nota, e alguns papéis precisam ficar guardados por bem mais tempo.

A seguir: uma tabela com documento, prazo e lei, e dicas para digitalizar sem correr risco.

Por que a lei manda guardar documentos?

Porque o Fisco e os ex-funcionários têm um tempo para cobrar sua empresa. E o documento é a sua defesa.

O Código Tributário Nacional (CTN) diz que os livros contábeis e fiscais, e os comprovantes dos lançamentos feitos neles, devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem (art. 195, parágrafo único). O Código Civil vai na mesma linha: o empresário deve guardar a escrituração e os papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência (art. 1.194).

Traduzindo: o prazo de guarda é o prazo que alguém tem para cobrar você. Jogou fora antes, ficou sem prova.

De onde vêm os famosos “5 anos”?

Do CTN. São dois prazos de 5 anos, um depois do outro:

• Decadência (art. 173): é o prazo que o Fisco tem para lançar o imposto, ou seja, para formalizar a cobrança. Em regra, são 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito.
• Prescrição (art. 174): depois que a cobrança é formalizada, o Fisco tem mais 5 anos para cobrar na Justiça, contados da constituição definitiva do crédito.

Há ainda uma regra especial para tributos que a própria empresa apura e paga, como a maioria hoje. Nesse caso, o prazo para o Fisco revisar é, em regra, de 5 anos a contar do fato gerador (art. 150, § 4º). Havendo dolo, fraude ou simulação, vale a contagem do art. 173, conforme parágrafo incluído pela Lei Complementar 236, de setembro de 2026.

Na prática, como contar?

Pense assim (exemplo simplificado): uma nota fiscal emitida em março de 2021. A contagem pela regra geral começa em 1º de janeiro de 2022 e os 5 anos terminam no fim de 2026. Ou seja: em outubro de 2026, esse documento ainda não pode ir para o lixo.

E se houver autuação, parcelamento ou processo envolvendo aquele período, o relógio muda. Por isso a regra de ouro é: guarde enquanto houver discussão.

Qual é o prazo de guarda de documentos de cada tipo?

Uma curiosidade que confunde muita gente: o Ajuste SINIEF 2/2025 fala em 132 meses (11 anos) para o XML das notas eletrônicas. Mas o texto é dirigido aos Estados, ao Distrito Federal e à Receita Federal, que padronizaram o prazo mínimo de guarda deles. Não é, por si só, uma nova obrigação para a sua empresa.

E o antigo prazo de 10 anos para documentos do INSS? Ele saiu da Lei 8.212/1991 em 2009. Hoje, a regra é guardar até a prescrição.

Posso digitalizar e jogar o papel fora?

Pode, desde que faça do jeito certo. A Lei 12.682/2012, com as mudanças da Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019), diz que o documento digitalizado conforme o regulamento tem o mesmo valor de prova do original, inclusive diante da fiscalização. Depois de confirmada a integridade do arquivo digital, o papel pode ser destruído, salvo documentos de valor histórico.

O regulamento é o Decreto 10.278/2020. Os pontos que mais importam para você:

• Para valer perante órgãos públicos (Receita, prefeitura, INSS), o documento digitalizado deve ter assinatura digital com certificado ICP-Brasil, seguir os padrões técnicos mínimos e trazer os metadados exigidos nos anexos do decreto (art. 5º).
• Entre particulares, vale qualquer meio de comprovar autoria e integridade que as partes aceitem (art. 6º).
• A responsabilidade é de quem tem o documento, mesmo que a digitalização seja feita por terceiros (art. 8º).
• Prazo continua valendo: o arquivo digital só pode ser eliminado depois que passarem os prazos de decadência ou prescrição (Lei 12.682/2012, art. 2º-A, § 3º).

Ou seja: escanear com o celular e salvar numa pasta qualquer não transforma a foto em documento oficial. É só uma foto.

Dicas para digitalizar sem dor de cabeça

• Organize por ano e por tipo (fiscal, trabalhista, societário). Facilita achar e facilita descartar.
• Guarde o XML das notas, não só o PDF. O DANFE é a “foto” da nota; o XML é a nota.
• Tenha cópia de segurança em dois lugares, um deles fora da empresa (nuvem, por exemplo).
• Crie um calendário de descarte: todo janeiro, revise o que já passou do prazo e não tem pendência.
• Descarte com segurança: fragmente papéis com dados de clientes e funcionários.

O que sua empresa precisa fazer agora

1. Faça um inventário: onde estão hoje seus documentos fiscais, trabalhistas e societários.
2. Separe tudo por ano e por tipo, físico e digital.
3. Marque os documentos ligados a processos, parcelamentos ou fiscalizações. Esses ficam fora de qualquer descarte.
4. Confirme que você tem os XML das notas emitidas e recebidas dos últimos anos.
5. Antes de destruir papel, garanta que a digitalização segue o Decreto 10.278/2020.
6. Monte um calendário anual de descarte e combine com seu contador o que pode sair.

Perguntas frequentes

O “5 anos” conta a partir de quando?

Pela regra geral do CTN (art. 173), a partir do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o imposto poderia ter sido lançado. Para tributos pagos pela própria empresa, a contagem pode partir do fato gerador (art. 150, § 4º). Na dúvida, conte pelo prazo mais longo.

O MEI também precisa guardar documentos?

Sim. A LC 123/2006 exige que o MEI guarde os documentos que comprovam a receita e a apuração enquanto não terminarem os prazos de decadência e prescrição. Ser MEI simplifica muita coisa, mas não essa.

Se a empresa fechar, posso jogar tudo fora?

Não, você não pode jogar tudo fora imediatamente após o encerramento de uma empresa. Mesmo com a empresa baixada, a pessoa física dos sócios ou os responsáveis legais podem ser acionados juridicamente ou fiscalmente. Os documentos devem ser guardados para comprovar a regularidade do negócio caso haja alguma fiscalização ou processo.

O prazo geral recomendado para guardar a maior parte dos documentos empresariais é de 5 a 10 anos, mas existem exceções importantes.

A contabilidade guarda os documentos por mim?

O escritório guarda o que produz e recebe para fazer o seu serviço, mas a responsabilidade pelos documentos da empresa continua sendo sua. O ideal é ter um acordo claro sobre quem guarda o quê e onde.

Quem entende, resolve

Prazo de guarda é daqueles assuntos que ninguém lembra até chegar uma intimação. Aí, o papel que foi para o lixo faz falta.

A Pelanda Contabilidade atua há mais de 20 anos em Fazenda Rio Grande e é o único escritório de contabilidade da região com certificação ISO 9001. Organização de documentos faz parte do nosso processo, não é improviso. Quer rever o que guardar, digitalizar ou descartar? Conte com a gente. Veja também os documentos contábeis mais importantes para uma empresa.

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Fontes consultadas

Todas acessadas em 02/10/2026.

• Código Tributário Nacional, Lei 5.172/1966 (texto compilado), arts. 150, 173, 174 e 195
• Lei Complementar 236/2026 (altera o CTN)
• Consolidação das Leis do Trabalho, art. 11
• Lei 8.036/1990 (FGTS), art. 23, § 5º
• Constituição Federal de 1988, art. 7º, XXIX (acessada em 06/10/2026)
• STF, Tema 608 da repercussão geral (prescrição do FGTS) (acessada em 06/10/2026)
• Lei 8.212/1991, art. 32, § 11
• Código Civil, Lei 10.406/2002, art. 1.194
• Lei Complementar 123/2006, art. 26
• Lei 12.682/2012, art. 2º-A
• Lei 13.874/2019 (Liberdade Econômica), arts. 3º, X, e 18
• Decreto 10.278/2020
• Ajuste SINIEF 2/2025 (CONFAZ)