A certidão negativa de débitos (CND) é o documento oficial que comprova que a sua empresa não tem pendências com um órgão público: Receita Federal e Procuradoria da Fazenda Nacional, Estado, município, FGTS ou Justiça do Trabalho. Cada órgão emite a sua, quase sempre de graça e pela internet, e cada uma tem um prazo de validade diferente.
Na prática, é o “atestado de bons antecedentes” do CNPJ. Sem ele, a empresa pode ficar de fora de uma licitação, travar um financiamento ou atrasar uma alteração contratual. E o pior momento para descobrir uma pendência é na véspera da entrega dos documentos.
O que é a certidão negativa de débitos?
É um documento emitido eletronicamente pelo órgão responsável pela cobrança, a partir do que consta nos sistemas dele no momento da consulta. Ela pode sair de três formas:
- Negativa: não há pendência. Regularidade plena.
- Positiva com efeitos de negativa: há débito, mas com a cobrança suspensa ou garantida (por exemplo, um parcelamento em dia). Vale como negativa.
- Positiva: há débito em aberto, sem suspensão. Não comprova regularidade.
Um detalhe que pega muita gente: pendência não é só imposto atrasado. Na esfera federal, uma declaração não entregue ou um problema cadastral também impedem a emissão, segundo a Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014. No Paraná, a falta de entrega da EFD, da GIA/ICMS ou da DeSTDA também barra a certidão negativa estadual, conforme a Norma de Procedimento Fiscal nº 47/2022.
CND ou positiva com efeitos de negativa: qual a diferença?
Para quem recebe o documento, a positiva com efeitos de negativa produz os mesmos efeitos da negativa. Isso está no Código Tributário Nacional (art. 206) e, para a certidão federal, na Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.
Ela é emitida quando existe débito, mas a cobrança está suspensa ou garantida. Exemplos citados pelas normas oficiais: parcelamento sem atraso, impugnação ou recurso administrativo em andamento, depósito judicial do valor integral ou penhora suficiente em execução fiscal.
Já a certidão positiva (sem efeitos de negativa) mostra que há débito exigível. Com ela, a empresa não comprova regularidade.
Resumo: parcelar um débito e manter as parcelas em dia costuma ser o caminho mais rápido para voltar a ter certidão válida. Atrasou parcela, perdeu o efeito.
Quais certidões existem e quanto tempo cada uma vale?
Para uma empresa de Fazenda Rio Grande, as cinco certidões mais pedidas são estas:
| Certidão | Quem emite | Onde emitir | Validade |
|---|---|---|---|
| Federal (Certidão Conjunta RFB/PGFN) | Receita Federal e PGFN | gov.br (serviço “Emitir certidão de regularidade fiscal”) ou Regularize | 180 dias |
| Estadual (Débitos Tributários e de Dívida Ativa Estadual) | Receita Estadual do Paraná (Sefa-PR) | Portal da Sefa-PR | 120 dias (negativa) e 90 dias (positiva com efeitos de negativa) |
| Municipal (tributos municipais) | Prefeitura de Fazenda Rio Grande | Canais da prefeitura | Consulte a prefeitura |
| FGTS (CRF) | Caixa | Site Consulta Regularidade do Empregador | 30 dias |
| Trabalhista (CNDT) | Justiça do Trabalho | Portal do TST | 180 dias |
Os prazos de validade contam a partir da data de emissão.
Certidão federal (Receita Federal e PGFN)
É a certidão “conjunta”: cobre tributos federais, Dívida Ativa da União e também as contribuições previdenciárias. É gratuita, sai pela internet e vale para a matriz e todas as filiais. A validade é de 180 dias, conforme o art. 10 da Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751/2014.
Se não sair automaticamente, consulte o relatório de situação fiscal no e-CAC (ou no Regularize, se o débito estiver em dívida ativa), regularize e tente de novo. Se a empresa entender que está regular, pode fazer o requerimento pelos mesmos portais; a norma prevê análise em até 10 dias.
Certidão estadual (Sefa-PR)
Emitida pela Receita Estadual do Paraná, é gratuita e, quando informada pelo CNPJ, abrange todos os estabelecimentos da empresa. A negativa vale 120 dias; a positiva com efeitos de negativa, 90 dias (NPF nº 47/2022, art. 13). Quando não sai de forma automática, o pedido vai por e-Protocolo e passa por análise de auditor fiscal.
Certidão municipal (Fazenda Rio Grande)
Comprova que não há débitos de tributos municipais, como ISS, taxas e IPTU. Cada prefeitura define o próprio sistema e as regras de validade. Para empresas com sede em Fazenda Rio Grande, a emissão é feita pelos canais da prefeitura. Confira no portal do município o serviço disponível e a validade informada no próprio documento.
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
Emitido exclusivamente pela Caixa, comprova que a empresa está em dia com o FGTS. Segundo a Caixa, o CRF tem validade de 30 dias e pode ser renovado a partir do 26º dia, se a empresa continuar regular. Um parcelamento de FGTS só libera o CRF depois que a primeira parcela é paga e processada.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Criada pela Lei nº 12.440/2011, que incluiu o art. 642-A na CLT. É gratuita, emitida pela internet no portal do TST e certifica a empresa em relação a todos os estabelecimentos. Vale 180 dias. Ela não sai quando há condenação trabalhista transitada em julgado ou acordo judicial descumprido. Se o débito estiver garantido por penhora suficiente ou com exigibilidade suspensa, sai uma positiva com os mesmos efeitos da CNDT.
Para que serve a certidão negativa de débitos?
Os usos mais comuns para empresas do Simples Nacional, do Lucro Presumido e do Lucro Real:
- Licitações e contratos públicos: a Lei nº 14.133/2021 (art. 68) exige regularidade perante as Fazendas federal, estadual e/ou municipal, a Seguridade Social, o FGTS e a Justiça do Trabalho.
- Crédito e financiamento: segundo a Caixa, a Lei nº 9.012/1995 proíbe instituições oficiais de crédito de conceder empréstimos a empresas em débito com o FGTS. Bancos privados podem pedir certidões na análise de crédito, conforme a política de cada instituição.
- Alterações societárias: a Lei nº 8.036/1990 (art. 27), citada pela Caixa, exige o CRF no registro de alteração ou distrato de contrato social que mude a estrutura jurídica ou encerre a empresa.
Como emitir a CND passo a passo
- Tenha em mãos o CNPJ da matriz. As certidões federal, estadual e trabalhista emitidas pelo CNPJ cobrem as filiais.
- Emita cada certidão no site do órgão (veja a tabela acima): gov.br, Sefa-PR, prefeitura, Caixa e TST.
- Confira a autenticidade e anote o vencimento de cada uma. Os próprios órgãos oferecem consulta de autenticidade.
Dica prática: monte uma planilha com o vencimento de cada certidão. O CRF vence a cada 30 dias e costuma ser o primeiro a “estourar”.
A certidão não saiu. E agora?
Descubra a pendência (no federal, pelo relatório de situação fiscal no e-CAC; nos demais, pela consulta de cada órgão), regularize pagando, parcelando ou entregando a declaração em falta, e emita de novo depois que o sistema processar. Se a cobrança for indevida, conteste pelo canal oficial.
Se o problema for maior, como CNPJ inapto ou suspenso, veja o nosso guia Veja como regularizar o CNPJ da sua empresa. E se você está começando agora, o passo a passo completo para abrir uma empresa mostra como nascer regular.
Quem acompanha as certidões todo mês não é pego de surpresa na véspera da licitação.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre CND e certidão positiva com efeitos de negativa?
A CND mostra que não há débitos. A positiva com efeitos de negativa mostra que há débitos, mas com a cobrança suspensa ou garantida, como num parcelamento em dia. Pelo CTN (art. 206), as duas produzem os mesmos efeitos.
Qual a validade da certidão negativa de débitos?
Depende do órgão: federal e trabalhista, 180 dias; estadual do Paraná, 120 dias (negativa) ou 90 dias (positiva com efeitos de negativa); CRF do FGTS, 30 dias. A municipal segue as regras de cada prefeitura.
A certidão negativa é paga?
As certidões federal, estadual do Paraná e trabalhista são gratuitas, segundo as normas e os serviços oficiais de cada órgão. Desconfie de sites que cobram para “emitir” um documento que o órgão fornece de graça.
A certidão da matriz vale para as filiais?
Nas certidões federal, estadual do Paraná e trabalhista, sim: elas abrangem todos os estabelecimentos. No FGTS, segundo a Caixa, o CRF da matriz depende da regularidade das filiais, e o das filiais depende da regularidade da matriz.
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Fontes consultadas
- Portaria Conjunta RFB/PGFN nº 1.751, de 02/10/2014 (texto vigente) – Receita Federal – consultado em 11/11/2026
- Emitir certidão de regularidade fiscal (CND) – gov.br – consultado em 11/11/2026
- Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966), arts. 205 e 206 – Planalto – consultado em 11/11/2026
- Norma de Procedimento Fiscal nº 47/2022 – Receita Estadual do Paraná – consultado em 11/11/2026
- Emitir Certidão Negativa – Receita Estadual – Sefa-PR – consultado em 11/11/2026
- Consulta Regularidade do Empregador – Dúvidas frequentes – Caixa – consultado em 11/11/2026
- Lei nº 12.440/2011 – Planalto e CLT, art. 642-A – Planalto – consultados em 11/11/2026
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas – TST – consultado em 11/11/2026
- Lei nº 14.133/2021, art. 68 – Planalto – consultado em 11/11/2026
