Toda empresa, seja grande ou pequena, lida com muita burocracia para se manter organizada e funcional. Porém, o excesso delas pode prejudicar processos. Por isso, o equilíbrio é essencial. Acompanhe o nosso artigo e veja como reduzir burocracias no seu negócio.
O que é burocracia?
A burocracia faz parte do dia a dia de todas as pessoas e consiste no modo em como uma atividade ou processo é organizado com o objetivo de evitar desvios em regras, regulamentos e hierarquias.
É simples: existe uma lógica a ser seguida ou um padrão que deve ser respeitado, ou seja, há uma burocracia.
E, quando levamos o nosso pensamento para as empresas, ela é muito importante para garantir uma padronização que mantenha a ordem e a regularidade no modo em que tudo é feito.
Mas lembre-se que um processo burocrático não precisa ter complexidade e demora. Afinal, é possível garantir que as coisas sejam feitas de uma forma correta, simples, rápida e muito produtiva.
Mas por que reduzir burocracias?
Quando o assunto é reduzir burocracias dentro de uma empresa, significa evitar o excesso de etapas e exigências desnecessárias, proporcionando uma simplicidade. Ou seja, não significa eliminar regras e processos.
Evitar o excesso de etapas é importante para que os processos se tornem mais ágeis, obtendo-se transparência e eficiência.
Como reduzir a burocracia dentro de uma empresa?
1 – Dê liberdade e autonomia aos colaboradores
Quando os seus colaboradores possuem um certo nível de autonomia, conseguem realizar ações de forma mais rápida, fazendo com que não precise de um longo processo de aprovação.
Mas não se esqueça: para que uma equipe esteja preparada para tomar decisões, é preciso que todas as pessoas estejam prontas para essa autonomia. Por isso, uma dica é proporcionar treinamentos frequentemente para cada pessoa do seu time individualmente para que todos sejam capazes de tomar decisões de forma independente.
Pode ter certeza que, seguindo isso, os seus resultados serão visíveis e muito mais rápidos.
2 – Redesenhe os processos, quando necessário
Todo e qualquer processo deve ser reformulado de acordo com as atividades feitas diariamente, por isso, é sempre bom ter em mente de que eles precisam ser revisados, analisados e reformulados frequentemente para que assim, haja uma adaptação dos mesmos para que se encaixem da melhor maneira durante o dia a dia.
Existem algumas perguntas que podem ajudar na análise como:
1) Qual é o tempo que esse processo possui ao todo?
2) As ações feitas, dentro deste processo, estão proporcionando uma maior produtividade?
3) Existem pessoas que estão envolvidas nas etapas que desnecessariamente?
4) Quais são os impactos, positivos e negativos, no geral, deste processo?
3 – Utilize a automatização ao seu favor
A diminuição de etapas é fundamental para reduzir burocracias. Porém, nem sempre é a melhor alternativa. Principalmente quando abordamos em procedimentos manuais que, geralmente, são mais demorados.
Pensando nisso, utilize a automatização a seu favor! Ela ajuda a organizar a sua rotina e também pode fazer com que haja uma redução de riscos de erros.
Para isso, a tecnologia pode ser uma ótima aliada dentro da sua automatização e pode ser usada em diversos setores.
No marketing, por exemplo, ajuda nas postagens das redes sociais. No financeiro, com fluxo de caixa, gestão e assinatura de documentos. Em compras, com um controle de estoque, e assim por diante.
4 – Entenda e defina as suas prioridades
Existe muita relação entre a burocracia e o que é prioridade na rotina e realização de tarefas dos seus colaboradores.
Afinal, quando eles não fazem o que não é principal, acabam perdendo tempo com ações que não vão ajudar na conquista do objetivo traçado pela empresa, fazendo com que as tarefas levem mais tempo para serem executadas.
Além disso, a definição do que é prioridade ou não também está relacionada com a organização em geral.
Com isso, quando for colocar essa dica em prática, tenha em mente quais são os principais objetivos do seu negócio a serem seguidos e, a partir daí, você conseguirá ter entendimento de quais são as ações prioritárias que devem ser feitas em tais momentos.
5 – Enxergue os perigos da burocracia em excesso
Você sabia que, de acordo com dados do Banco Mundial, as empresas do Brasil gastam mais de 1.500 horas apenas para pagar impostos?
Além disso, as empresas desembolsam mais de 150 bilhões de reais por ano com procedimentos burocráticos no setor tributário.
Por isso, é muito importante que você siga as dicas que trouxemos aqui, só assim, você pode evitar diversos problemas diariamente.
Por maior que possa parecer o desafio, a redução da burocracia pode te ajudar em pontos muito importantes dentro do seu negócio!
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