Os processos internos são indispensáveis na gestão empresarial. Afinal, são eles que influenciam o bom funcionamento de uma empresa.
Esses processos são tarefas executadas por determinados setores com foco no alcance de objetivos. Ou seja, são a gestão de equipes, a administração das finanças, o controle de estoque, a entrega de produtos e as demais ações realizadas para que as promessas da organização sejam cumpridas e a lucratividade seja alcançada.
Isso significa que, se as tarefas da sua empresa não estão bem organizadas, isso vai afetar as atividades, a produtividade e o seu posicionamento no mercado.
Então, se você é gestor e estima o sucesso do seu empreendimento, precisa saber como organizar os processos internos!
É justamente isso que te mostramos no artigo de hoje. Confira agora 5 estratégias que vão te ajudar a organizar processos e otimizar a gestão da sua empresa.
5 estratégias para organizar os processos internos da sua empresa
1 – Mapeie os processos
Você já parou para analisar como ocorre o fluxo de tarefas na sua empresa? Se a resposta for não, é hora de mapeá-los! Através desse mapeamento, é possível identificar como as atividades se integram, além de quais as ações e profissionais estão relacionados a cada processo.
Mas a vantagem do mapeamento não é apenas essa. Na verdade, o principal motivo para mapear os processos é avaliar o que está funcionando e o que não está. A partir disso, você identifica quais os gargalos que precisam ser eliminados e procedimentos que precisam ser melhorados.
2 – Integre os setores
Com o mapeamento feito, você certamente percebeu como um departamento depende do outro para seu pleno funcionamento. Quer um exemplo? Então pense no último produto que você comprou pela internet. Antes do item chegar na sua casa, ele saiu de um estoque, foi embalado, conferido, teve sua nota fiscal emitida, foi entregue ao transportador e passou por inúmeras outras etapas até estar em suas mãos.
É por isso que todos os setores, independente da área de atuação da empresa precisam estar integrados. Essa deve ser a sua prioridade, pois o relacionamento entre áreas contribui para a troca de informações e para a agilidade na conclusão de demandas.
3 – Automatize a comunicação interna
Falando em troca de informações, essa estratégia que vamos apresentar agora é vital para a sua empresa: a comunicação interna.
Essa comunicação precisa ser efetiva, acessível e, de preferência, automatizada. Isso porque a automatização da comunicação permite que todos os setores se comuniquem de maneira transparente, objetiva e em tempo real. Você pode apostar em sistemas e tecnologias para reuniões e troca de informações, como um o Google Meet, um mural de recados virtual ou uma intranet.
Vale lembrar que profissionais de todos os níveis hierárquicos devem fazer parte dessa comunicação, desde gestores até o operacional. Isso é fundamental para a absorção de ideias e de feedbacks.
4 – Use e abuse das tecnologias
Assim como a tecnologia ajuda na comunicação, ela também contribui para outras ações. Se você incluir ferramentas tecnológicas no dia a dia dos colaboradores, diversas soluções podem otimizar os processos. Exemplo disso são os aplicativos que monitoram o tempo entre atividades, ou então planilhas com metas e progressos.
Para a gestão de processos e organização do fluxo de tarefas, aplicativos como o Asana ou o Trello podem ajudar. Além disso, para troca de mensagens, é possível utilizar o Google Chat, o Microsoft Teams ou o Slack. Além disso, existem diversos outros programas para gestão financeira, controle de estoque, entre outras necessidades do seu negócio.
5 – Capacite os profissionais
Por fim, tendo implementado todas essas otimizações, é hora de investir na capacitação profissional! Com treinamentos, cursos e até mesmo palestras, você contribui para a construção intelectual e técnica da equipe, fazendo com que ela fique mais engajada com a melhoria dos processos.
Você também pode investir em recompensas e brindes sempre que a empresa atingir alguma meta. Essa estratégia faz toda a diferença, pois motiva todo o corpo empresarial a trabalhar pelo crescimento da organização.
Concluindo: organize processos internos e veja os resultados no externo!
Ao aplicar essas estratégias, você verá como a organização dos processos trará diversos benefícios à sua empresa! Entre os principais, os primeiros a serem identificados são a produtividade, a agilidade, a redução de custos e, consequentemente, a retenção de clientes.
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Com informações de:
Setting Consultoria e Blog do eGestor
