Uma gestão empresarial depende de vários fatores para ter sucesso. Para que você tenha um bom resultado, é preciso muita análise, pesquisa, visão estratégica, organização e, principalmente, planejamento.
No entanto, apenas colocar os objetivos e planos no papel não é o suficiente se você não souber o que fazer para colocar as ideias em prática. Nesse sentido, é preciso utilizar as melhores ferramentas de planejamento, que ajudam a estudar processos e otimizar a gestão.
Ao usar essas ferramentas, além de compreender melhor o seu cenário interno e externo, você também passa a tomar decisões mais assertivas para a organização.
No artigo de hoje, você vai conhecer quais são essas ferramentas e como elas podem beneficiar a sua empresa. Ficou interessado? Então siga a leitura.
Conheça as principais ferramentas de planejamento e gestão empresarial
1 – Análise SWOT
A Análise SWOT, também conhecida como Matriz SWOT, é uma das ferramentas de planejamento que contribui para um diagnóstico preciso da sua empresa. Caso você ainda não a utilize, é hora de entender suas vantagens.
A sigla SWOT, de origem inglesa, é traduzida como:
Strengths – Forças
Weaknesses – Fraquezas
Opportunities – Oportunidades
Threats – Ameaças
As duas primeiras palavras se referem ao levantamento dos pontos fortes e dos pontos fracos da empresa. Ou seja: o que é vantajoso e o que precisa ser melhorado no negócio. Já as duas últimas estão relacionadas ao cenário externo, como oportunidades em alta no mercado e ameaças presentes no contexto atual, como crises econômicas, empresas concorrentes, entre outros fatores. Mas então, como colocar a análise em prática?
Faça um cruzamento do que é positivo para o alcance dos seus objetivos (forças e oportunidades) e também do que pode ser prejudicial (fraquezas e ameaças). Com isso, você obtém uma visão geral de seu negócio para corrigir falhas e otimizar processos.
Assim, é possível corrigir as falhas e explorar o potencial do negócio para se tornar ainda mais competitivo no mercado.
2 – Ciclo PDCA
Assim como a Matriz SWOT, o Ciclo PDCA também é uma sigla inglesa que se divide em quatro etapa:
Plan – Planejar
Do – Fazer
Check – Checar
Act – Agir
Essa ferramenta é baseada em ciclos e serve para você verificar continuamente os processos internos, checando o que precisa ser melhorado. Você pode utilizar o Ciclo PDCA de várias maneiras, seja para a análise de um novo serviço até para a redução de custos operacionais.
A ideia é que você planeje uma ação, execute-a e, conforme ela está em andamento, acompanhe para analisar se existem erros que precisam ser corrigidos. Depois, é só agir, repetindo o ciclo até atingir a qualidade esperada.
3 – 5W2H
Essa é uma ferramenta de planejamento para você que não quer brechas para dúvidas em nenhum plano de ação. Através de questionamentos, você utiliza a 5W2H para ter uma visão clara sobre o objetivo que quer atingir e, assim, criar um planejamento assertivo.
Basicamente, a metodologia se desenvolve a partir das respostas obtidas de 7 simples perguntas. Os 5W, do inglês, são:
1) What – O que será realizado?
2) Why – Por que será realizado?
3) Where – Onde será aplicado?
4) When – Quando será concluído?
5) Who – Quem será responsável?
Já os 2H são How (Como o projeto será realizado?) e How Much (Quanto custará o projeto?).
Como você pode ver, é uma ótima ferramenta para você utilizar no gerenciamento de projetos. Todavia, ela é muito adaptável e você pode aplicá-la no controle de tarefas e na gestão de qualidade da empresa.
4 – Matriz GUT
Quais são as prioridades da sua empresa? Com a Matriz GUT, você saberá responder a essa pergunta sem hesitar. Isso porque ela consiste justamente em analisar três aspectos das atividades e metas da sua empresa: a Gravidade, a Urgência e a Tendência do processo.
Entre todas as ferramentas de planejamento listadas, essa é a mais fácil de aplicar. Portanto, não deixe de utilizá-la! Basta colocar todos os problemas e objetivos da sua empresa em uma tabela, priorizando aquelas que são mais graves. Depois, você seguirá para as urgentes e assim por diante, executando as tarefas sem comprometer os resultados do negócio.
Essas ferramentas que listamos acima são as que consideramos mais importantes para o planejamento e gestão empresarial. Existem muitas outras que você pode utilizar, porém, começando com essas, certamente será possível visualizar inúmeras melhorias.
Elas são muito úteis para traçar estratégias, corrigir falhas, pensar em novas metodologias, eliminar gargalos e aumentar os resultados empresariais.
Por isso, estude qual a ferramenta mais vantajosa para o contexto atual do seu negócio e comece a aplicá-la no seu dia a dia. Se necessário, realize também um treinamento com a sua equipe!
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Com informações de: Smartalk
