A folha de pagamento é um instrumento de extrema importância, tanto para as empresas quanto para seus funcionários. É por meio da folha de pagamento que você realiza os pagamentos corretamente, cumprindo a legislação trabalhista e mantendo o controle financeiro do negócio.
Para os colaboradores, a folha de pagamento funciona como um comprovante de renda e dos benefícios recebidos. Já para a sua organização, ela funciona como um documento legal para fins de fiscalização previdenciária e trabalhista. Por isso, sua gestão precisa ser feita com cuidado, evitando erros que comprometam os resultados da empresa.
Entretanto, como esse procedimento exige muitos cálculos e atenção, quanto mais você otimizá-lo, mais prática e segura será sua rotina.
Pensando nisso, listamos abaixo 4 dicas para você otimizar a gestão de folha de pagamento de forma correta e completa.
4 estratégias para otimizar a gestão de folha de pagamento
1. Tenha um sistema de gestão de ponto digital
Como o registro da jornada de trabalho dos seus colaboradores é feito atualmente? Os controles e registros manuais, além de serem mais demorados, podem possuir inconsistências de informações. Por isso, o ideal é investir em um sistema de ponto eletrônico ou digital, que automatiza o registro e facilita a gestão.
Com esse sistema digital, você tem mais segurança e precisão na marcação das horas trabalhadas, faltas, atrasos, horas extras, entre outras informações importantes para a folha de pagamento. Então, se você ainda não conhece essa facilidade, procure por aplicativos como Pontomais e Registro Ponto.
2. Automatize os pagamentos
Lançamentos de pagamentos feitos de forma manual, assim como o registro da jornada de trabalho, podem apresentar falhas. No entanto, se você automatizar o processo, pode evitar situações como atrasos nos pagamentos, esquecimentos ou erros nos valores.
O melhor é que, além disso tudo, a automatização permite agendar os pagamentos, programando todos para a mesma data. Para isso, basta utilizar um sistema de pagamento digital ou então pelo internet banking da empresa.
3. Armazene os documentos digitalmente
Para a conferência e gestão da folha de pagamento, é muito importante ter ao seu lado documentos como atestados de faltas, comprovantes de atrasos, registros das horas extras, etc. Todavia, onde esses documentos são armazenados?
Evite manter tais documentações apenas no papel, em uma gaveta ou arquivo. Digitalize todos esses documentos e armazene-os na nuvem, com backups sempre ativados e organizados. Além disso, arquive também as folhas de pagamento devidamente assinadas pelos colaboradores. Tudo isso deve ser registrado de forma cronológica, para facilitar a busca com apenas alguns cliques.
4. Terceirize a operação
A elaboração da folha de pagamento pode tomar muito tempo do seu dia, principalmente se o seu time de RH for pequeno e tiver muitas responsabilidades. Então, uma opção viável e extremamente benéfica é a terceirização das operações. Isso pode ser feito tanto por uma empresa de Recursos Humanos quanto por uma de Contabilidade.
A vantagem de contar com um escritório de contabilidade é que, além do cuidado com as folhas de pagamento dos funcionários, os profissionais contábeis também possuem conhecimento e experiência em relação à legislação trabalhista e fiscal, trazendo mais segurança para o seu trabalho.
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Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado. Até logo!
